Типичные нарушения в деятельности учреждений на примере одного конкретного ведомства

© kot2626 / Фотобанк Фотодженика

Ведомство обобщило результаты контрольной деятельности и опубликовало информацию о наиболее типичных и значимых нарушениях, выявленных при проверках подведомственных организаций в 2022 году. В обзор включены нарушения в сфере закупок, научной деятельности, соблюдения сотрудниками антикоррупционного законодательства, антитеррористической защищенности объектов и др. (Письмо Минобрнауки России от 24 марта 2023 г. № МН-22/497-ДП).

Но мы, конечно, остановимся на нарушениях, связанных с ведением бухгалтерского учета, составлением отчетности, расчетами с персоналом и иными вопросами, близкими каждому бухгалтеру.

Несмотря на ограниченный круг проверяемых, эти результаты ревизий, уверены, будут актуальны для всех организаций бюджетной сферы, поскольку в большинстве своем не связаны со спецификой их деятельности.

Бухгалтерский учет и отчетность

• не отражено в учете соглашение на предоставление субсидии на госзадание, что привело к нарушению ведения бухгалтерского учета и искажению информации в регистрах учета;
• документально необоснованное (при отсутствии договора, акта) отражение в учете дебиторской задолженности;
• несвоевременное списание бланков строгой отчетности;
• сведения о проведении ремонта не отражены в Инвентарных карточках учёта основных средств (ф. 0504031);
• неправомерное списание с учёта материальных запасов при модернизации основных средств – следовало учесть в составе капвложений в модернизируемые объекты;
• приобретенные основные средства своевременно не приняты к учету;
• начисление амортизации на объекты, фактически не введенные в эксплуатацию;
• учет объектов недвижимого имущества и ОЦДИ не на соответствующих счетах;
• неправомерный учет на балансе объектов, не соответствующих критериям актива;
• несоблюдение сроков оплаты товаров, работ, услуг;
• приемка и оплата фактически неисполненных обязательств или обязательств, исполненных с нарушением условий контракта
• невыставление контрагенту требований об оплате неустойки за нарушение сроков исполнения договора;
• необоснованное расходование денежных средств, связанное с обслуживанием неисключительных прав на программные продукты, не учтенных на балансе;
• к учету приняты акты исполнителя, в которых не указан объем оказанных услуг и нет расчета их стоимости;
• НМА приняты учету по заниженной стоимости, сформированной без учета затрат на оплату труда работников, занятых при их создании, содержание и эксплуатацию научного оборудования и иных расходов, непосредственно связанных с созданием объекта НМА;
• неотражение в учете факта предоставления НМА в пользование по лицензионному договору;
• несоответствие сведений об объектах имущества, содержащихся в реестре имущества и информационной системе, сведениям бухгалтерского учета и ЕГРН;
• наличие неучтенных объектов имущества – следствие отсутствия инвентаризации;
• не списана с забалансового счета 04 "Сомнительная задолженность" безнадежная к взысканию дебиторская задолженность контрагентов в связи с истечением срока исковой давности, что привело к искажению бухгалтерской отчетности;
• в Сведениях (ф. 0503169, 0503769) в соответствующих графах не отражена долгосрочная дебиторская задолженность.

Планирование и финобеспечение деятельности

• не изменены показатели плана ФХД при подтверждении учредителем потребности использования остатка денежных средств, при изменении объемов планируемых поступлений
• не утверждено распределение показателей объема госзадания головной организации между филиалами;
• не утвержден локальный акт учреждения, регламентирующий объем и периодичность перечисления средств на госзадание и порядок взаимодействия между учреждением и филиалами по распределению финобеспечения;
• стоимость платных услуг установлена ниже базовых нормативов затрат на оказание такой услуги за счет средств бюджета;
• неэффективное планирование расходов в части использования остатков средств субсидии текущего финансового года;
• имущественные налоги уплачены по КФО 4 без учета коэффициента платной деятельности.

Выплаты персоналу и кадровые вопросы

• назначение выплат стимулирующего характера работникам без оценки результативности и качества работы;
• документально необоснованные выплаты работникам за работу с вредными и / или опасными условиями труда без проведения СОУТ;
• неправомерная выплата стипендий, не предусмотренных законодательством;
• локальным актом учреждения не определен локальными размер выплачиваемой материальной помощи;
• выплата отпускных менее чем за три дня до начала отпуска;
• отсутствие штатного расписания;
• систематическое заключение с физлицами не срочного трудового договора, а договоров ГПХ;
• превышение допустимой кратности соотношения среднемесячной заработной платы руководителя учреждения к среднемесячной заработной плате работников;
• назначение на должность главного бухгалтера учреждения при отсутствии необходимого стажа профессиональной деятельности;
• неправомерное – без проведения конкурса – заключение трудовых договоров на замещение должностей, подлежащих замещению по конкурсу.

Правовые и организационные вопросы

• совершение сделки с заинтересованностью без одобрения учредителя;
• осуществление приносящей доход деятельности, не предусмотренной Уставом;
• привлечение соисполнителей к выполнению госзадания без уведомления учредителя через ГИС "Электронный бюджет";
• отсутствие в условиях заключенных договоров ГПХ объемов и вида выполняемых работ, что влечет риск отказа подрядчика от исполнения работ и невозмещения им причиненных убытков;
• не определены мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций и хранении;
• оплата по договорам ГПХ на монтаж компьютерных сетей в отсутствие документов, подтверждающих необходимость его проведения (дефектная ведомость, техническое задание);
• неполное и/или несвоевременное размещение информации учреждениями на сайте www.bus.gov.ru. Кстати, напомним, что с 1 апреля 2023 года региональные УФК начали проводить сверку информации о государственных и муниципальных учреждениях, размещенной на www.bus.gov.ru.

Нецелевое и неэффективное использование бюджетных средств

• расходование средств федерального гранта на цели, не соответствующие его предоставлению;
• неэффективное использование денежных средств на приобретение оборудования в рамках реализации программ развития учреждения;
• нецелевое использование субсидии, выделенной в рамках реализации нацпроекта;
• неправомерное расходование средств на оплату фактически не выполненных ремонтных работ.

Распоряжение имуществом

• отсутствие государственной регистрации права собственности публично-правового образования и иных вещных прав на объекты недвижимого имущества;
• отсутствие архивных документов, подтверждающих возникновение прав на объекты недвижимого имущества. Напомним, что такие документы должны храниться в учреждении постоянно.
• несанкционированная передача имущества в аренду без оформления договорных отношений, а также заключение притворных сделок (договоров возмездного оказания услуг, договоров ответственного хранения, договоров о сотрудничестве и пр.) с целью уклонения от заключения договоров аренды;
• распоряжение имуществом без согласия учредителя и собственника имущества (передача в аренду / субаренду или в безвозмездное пользование, размещение сторонних организаций в помещениях подведомственных организаций по договорам аренды, заключенным на срок до 1 года, размещение банкоматов, вендинговых аппаратов, оборудования мобильной связи).
• непроведение инвентаризации при передаче имущества по договорам аренды.

Анализ ошибок, допущенных коллегами, – хороший способ не наступить на те же грабли. А еще это повод усилить внутренний контроль и напомнить своим сотрудникам об ответственности за подобные нарушения. Не ждите прихода ревизоров – проверьте себя сами.